eRechnung empfangen in Lexware Buchhaltung, buchen & archivieren

Lernen Sie hier die kaufmännischen Komplettlösungen von Lexware kennen und lieben. Egal ob Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Warenwirtschaft – bei Lexware finden Sie eine Software, die wirklich zu Ihnen passt. Ihr zertifizierter Lexware Fachhändler berät Sie persönlich vor Ort. Die Teilnahme ist für Sie kostenlos.

Die Umstellung auf E-Rechnungen hat bereits begonnen und viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich anzupassen. Mit Lexware sind Sie bestens gerüstet, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Die Software ermöglicht es Ihnen nicht nur, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden, sondern auch den gesamten Prozess effizient zu gestalten. 

Von der Erfassung bis zur Archivierung bietet Ihnen Lexware eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre Arbeitsabläufe erleichtert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet. Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft der Rechnungsverarbeitung gestalten.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich zu empfangen und zu verarbeiten. Hier finden Sie wichtige Informationen zum Empfang von E-Rechnungen: 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt, übermittelt und empfangen wird, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Gängige Formate in Deutschland sind: 

• XRechnung: Ein reines XML-Format, das häufig im Verkehr mit öffentlichen Verwaltungen genutzt wird.
• ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das aus einer visuellen PDF-Datei für den Menschen und einer eingebetteten, strukturierten XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung besteht. 

Wichtig: Eine einfache Rechnung als PDF-Dokument, die per E-Mail versendet wird, gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen Pflicht, sondern als "sonstige Rechnung"

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Die elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) wird im B2B-Bereich Pflicht. Es gibt Übergangsregelungen gemäß § 27 Abs. 39 UStG. In Lexware-Programmen können Sie E-Rechnungen (wie XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen) einfach über den digitalen Belegeingang empfangen und verarbeiten.

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1. Empfang der E-Rechnung: E-Rechnungen werden üblicherweise als E-Mail-Anhänge im XML- oder PDF-Format mit integrierter XML-Datei empfangen. Für den Empfang reicht ein Standard-E-Mail-Postfach aus.
2. Import in Lexware:
   Öffnen Sie in Ihrer Lexware Software (z.B. Lexware Office oder Lexware Buchhaltung) den Bereich für digitale Belege oder die Stapelverarbeitung. Verwenden Sie die Funktion "Beleg hinzufügen" oder ziehen Sie die erhaltene E-Rechnungsdatei (den Anhang der E-Mail) per Drag-and-Drop in die Software.
3. Automatisierte Datenübernahme: Die Software liest den maschinenlesbaren Teil (XML) der E-Rechnung aus und füllt die relevanten Felder in der Belegerfassungs- oder Buchungsmaske automatisch vorab aus. Die manuelle Texterkennung (OCR) ist bei E-Rechnungen deaktiviert, da die elektronischen Daten rechtlich bindend sind.
4. Prüfung und Bearbeitung: Der Beleg wird in einem lesbaren Format angezeigt (bei XRechnungen ohne PDF wird eine Visualisierung generiert). Überprüfen Sie die automatisch ausgefüllten Daten. Bei Bedarf können Sie Felder manuell anpassen oder die Kategorie (z.B. Warenkauf) ergänzen. Die eigentliche E-Rechnungsdatei selbst kann nicht direkt in der Software bearbeitet oder verändert werden, da dies den rechtlichen Vorgaben widersprechen würde.
5. Speichern und Buchen: Nach der Prüfung und eventuellen Ergänzung der Kontierung kann der Beleg gespeichert und der Buchungssatz fertiggestellt werden. 
6. Um Belege, Rechnungen und andere wichtige Dokumente sicher und unter Berücksichtigung der GoBD-Richtlinien zu archivieren, hilft dir unsere revisionssichere Archivierungs­software Lexware archivierung weiter. Statt Papierablage von Rechnungen und Belegen legt das Archivierungssystem ein digitales Archiv für dich an. Alle Dokumente werden automatisch für dich digitalisiert und du erfüllst ganz einfach und zeitsparend deine Dokumentationspflicht. https://erfolgsbuero.de/produkt/lexware-archivierung/

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Teilnahmegebühr: kostenlos

Die Teilnahme ist für Dich komplett kostenlos. Fünf Tage vor dem Veranstaltungstermin erhältst Du die Zugangsdaten per Mail. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter aus Deiner Firma am Online-Seminar teilnehmen können, bitten wir Dich darum, unterschiedliche E-Mail-Adressen zu verwenden. So können wir eine reibungslose Teilnahme gewährleisten und eventuelle technische Probleme vermeiden. Falls Du weitere Fragen hast oder Unterstützung benötigst, zögern bitte nicht uns anzusprechen. Wir stehen Dir gerne zur Verfügung!

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Mit unseren Tipps & Tricks sowie Anwendungsbeispielen helfen wir Dir dabei, noch erfolgreicher mit Deinem Business durchzustarten. Also zögere nicht länger – unterstütze unsere Arbeit, indem Du Deine Lösung von Lexware über uns abbrechen lässt! Du sparst sogar dabei. Wie das geht, schaue einfach hier nach!

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Alexander Dilly und das Team "so-geht-lexware"

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